Jak przygotować firmę
do nowego systemu?
Najlepszy system nie pomoże, jeśli zespół nie wie, po co powstał, a dane w nim są nieaktualne. Oto, co warto zrobić, zanim ruszą prace.
Z naszego doświadczenia wynika, że o sukcesie wdrożenia w dużej mierze decyduje to, co dzieje się po stronie klienta. Dobra wiadomość: większość przygotowań nie wymaga wiedzy technicznej.
Nazwij problem, a nie funkcję
Zamiast listy funkcji zacznij od tego, co dziś nie działa. „Tracimy dwie godziny dziennie na przepisywanie zamówień” to lepszy punkt startu niż „potrzebujemy modułu importu”. Dzięki temu łatwiej ocenić, czy wdrożenie przyniosło efekt.
Wyznacz osobę po swojej stronie
Potrzebujesz kogoś, kto zna proces od kuchni i ma czas, żeby odpowiadać na pytania zespołu wdrożeniowego. To może być kierownik magazynu, sprzedaży albo obsługi klienta. Jego wiedza oszczędza tygodnie pracy.
Uporządkuj dane
Nowy system jest tak dobry jak dane, które do niego trafią. Przed migracją warto przejrzeć bazę:
usunąć duplikaty klientów i produktów,
ujednolicić nazwy, kategorie i jednostki,
zdecydować, które archiwalne dane naprawdę trzeba przenosić.
Zaangażuj zespół od początku
Ludzie, którzy będą korzystać z systemu, powinni zobaczyć go wcześniej niż w dniu startu. Pokazujemy działające funkcje po każdym sprincie właśnie po to, żeby użytkownicy mogli zgłaszać uwagi, zanim system trafi na produkcję.
Wdrażaj etapami
Zamiast przełączać całą firmę jednego dnia, zacznij od jednego obszaru albo jednego oddziału. Etapowe wdrożenie ogranicza ryzyko i pozwala poprawić szczegóły, zanim system obejmie wszystkich.
Zaplanuj życie po starcie
Start produkcyjny to dopiero początek. Zarezerwuj czas na szkolenia, zbieranie uwag i pierwsze usprawnienia. Ustal też, kto po Twojej stronie będzie zgłaszał potrzeby rozwoju systemu.
Chcesz wiedzieć, jak wygląda to u nas krok po kroku? Zobacz nasz proces.