Jak połączyć sklep
z systemem ERP?
Architektura dwukierunkowej wymiany danych: stany magazynowe w czasie rzeczywistym, automatyczny obieg zamówień i dokumentów handlowych.
Sklep internetowy i system ERP to dwa serca firmy handlowej. Jedno sprzedaje, drugie pilnuje towaru, dokumentów i pieniędzy. Dopóki nie rozmawiają ze sobą, ktoś w firmie pełni rolę „ludzkiego API” i przepisuje dane ręcznie.
Co właściwie synchronizujemy?
Zanim powstanie pierwsza linijka kodu, ustalamy, które dane płyną w którą stronę i który system jest dla nich źródłem prawdy.
Z ERP do sklepu: produkty, ceny, stany magazynowe, statusy zamówień i numery przesyłek.
Ze sklepu do ERP: zamówienia, dane klientów, płatności i zwroty.
W obie strony: klienci i ich historia, jeśli korzystasz także z CRM.
Stany magazynowe w czasie rzeczywistym
To najczęstsze źródło problemów. Jeśli sklep aktualizuje stany raz na dobę, sprzedaje towar, który rano kupił klient w salonie.
Rozwiązaniem jest synchronizacja zdarzeniowa: każda zmiana stanu w ERP od razu trafia do sklepu, a każde zamówienie w sklepie natychmiast rezerwuje towar. Dla dużych katalogów łączymy ją z okresową pełną synchronizacją, która wyłapuje ewentualne rozbieżności.
Automatyczny obieg zamówień i dokumentów
Zamówienie złożone w sklepie powinno samo przejść przez cały proces: rezerwację w magazynie, wystawienie dokumentu sprzedaży, nadanie przesyłki i powiadomienie klienta.
W praktyce oznacza to, że pracownik magazynu widzi gotowe zlecenie kompletacji, księgowość dostaje dokument bez przepisywania, a klient dostaje maila z numerem przesyłki bez udziału człowieka.
Co, gdy coś pójdzie nie tak?
Integracja musi być odporna na awarie. Jeśli ERP jest chwilowo niedostępny, zamówienie nie może zginąć. Dobrze zaprojektowana wymiana danych ponawia nieudane próby, zapisuje błędy i informuje o nich osobę odpowiedzialną za system.
Od czego zacząć?
Spisz systemy, których używasz, i sprawdź, czy udostępniają API.
Wskaż, które dane dziś przepisujesz ręcznie i ile czasu to zajmuje.
Zdecyduj, który system jest źródłem prawdy dla produktów, cen i stanów.
Zacznij od najbardziej bolesnego przepływu, zwykle zamówień i stanów.
Jeśli chcesz, przejdziemy przez te kroki razem podczas pierwszej rozmowy.